Archivage : des solutions vertes


En entreprise, les archives papiers sont gourmandes en espace, en argent et en énergie. Il faut en effet trouver la place pour les entreposer, les protéger et les explorer. Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions plus simples et plus écologiques.

Réduire la production d’archives papier

Fondos_archivoLa première façon de réduire l’impact écologique des archives, c’est d’abord de ne pas en créer inutilement. L’homme a pris la mauvaise habitude, depuis quelques décennies, d’imprimer et conserver tous les documents bien précieusement, juste « au cas où ». Un état d’esprit qui tend toutefois, et heureusement, à disparaitre. Ainsi, nombre d’e-mail se terminent aujourd’hui par la fameuse formule «  n’imprimez cet e-mail qu’en cas de nécessité ».
Le volume de stockage des messageries numériques est aujourd’hui assez élevé pour stocker plusieurs milliers de mails par postes, et les entreprises peuvent prétendre à des espaces encore plus importants, voire illimités, moyennant un forfait mensuel.
Il en va de même pour la plupart des documents qui transitent dans votre société : favoriser le e-mailing au maximum, même au sein d’un même bureau, afin de limiter l’impression. Pensez aussi à transmettre les documents à vos clients, partenaires et fournisseurs sous forme numérique et à les archiver dans le même état.

Numériser pour archiver

Grâce aux outils modernes, il est aujourd’hui possible non seulement de créer des archives 100% numériques, mais aussi de numériser les archives existantes pour les stocker plus facilement, plus durablement et surtout avec un impact écologique bien moins important.
En effet, une fois tous les documents scannés et enregistrés sur un serveur, vous n’aurez plus besoin de les stocker dans un local réservé. Vous n’aurez plus besoin de le chauffer, d’y allumer la lumière,  de le surveiller avec un système de vidéo ou une alarme : tout est sur le Cloud, accessible depuis n’importe quel endroit.
L’archivage électronique est donc, de loin, la meilleure solution pour faire des économies d’argent et d’énergie. Bon pour la planète comme pour le portefeuille.

Et si vous vous dites que la numérisation des données n’est pas à votre portée, rassurez-vous, des entreprises spécialisées en la matière vous offre ce service et assurent le stockage de tous vos documents en ligne. C’est le cas notamment d’Archiveco, que vous pouvez retrouver sur le site Internet www.archiveco.fr.